home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Dr. Windows 3 / dr win3.zip / dr win3 / WINPROGS / SEW100.ZIP / SEW.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-03-10  |  20KB  |  671 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.             Scheduling Employees for Windows Version 1.00
  10.  
  11.  
  12.  
  13.                        A tool for Managers
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.                   Guia International Corporation
  51.                        731 Edgewater place
  52.                      Kennesaw, Georgia 30144
  53.                          (404)926-6085
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61. Table of contents ~
  62. -----------------
  63.  
  64. Introduction ............................................ 1
  65.  
  66. Equipment needed ........................................ 1
  67.  
  68. Mouse tracking .......................................... 2
  69.  
  70. Installation ............................................ 2
  71.  
  72. Using the Menus ......................................... 2
  73.  
  74. The Opening Screen ...................................... 2
  75.  
  76. The Editor .............................................. 3
  77.  
  78. Edit controls ........................................... 3
  79.  
  80. Display of totals ....................................... 3
  81.  
  82. The time bar ............................................ 4
  83.  
  84. Making a new time bar ................................... 4
  85.  
  86. Move a time bar ......................................... 4
  87.  
  88. Changing a time bar ..................................... 4
  89.  
  90. Deleting a time bar ..................................... 4
  91.  
  92. Copy an Employee's day of time bars ..................... 4
  93.  
  94. Move a time bar past midnight ........................... 5
  95.  
  96. Entering and changing Day Types ......................... 5
  97.  
  98. Dual Assignments ........................................ 5
  99.  
  100. Copy a Department Day Schedules ......................... 5
  101.  
  102. Repeat a week schedule .................................. 5
  103.  
  104. The Time and Wages distribution Graph ................... 6
  105.  
  106. Reports ................................................. 6
  107.  
  108. Schedule file names ..................................... 6
  109.  
  110. Print Schedules ......................................... 6
  111.  
  112. Departments ............................................. 7
  113.  
  114. Employees ............................................... 7
  115.  
  116. About Dates ............................................. 7
  117.  
  118. To start the Program after installation ................. 7
  119.  
  120. Technical information ................................... 8
  121.  
  122. Registration Fee ........................................ 8
  123.  
  124. Technical Support ....................................... 8
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145.  
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176. Introduction ~
  177. ------------
  178.  
  179. The Scheduling Employees for Windows is an application
  180. designed for managers to schedule personnel resources
  181. while monitoring the time and wages as the scheduling
  182. process progresses. Daily activities may be detailed
  183. by assigning "Day Types". Day Types are a single
  184. characters such as V= Vacation. Ten Day Types may be
  185. specified for the use in each Department.
  186.  
  187. A graph will display the time and wage distribution
  188. for a 24 hours period for each hour.
  189.  
  190. The schedule function needs a Department with Employees
  191. to begin scheduling. Schedules are for a one week period.
  192. You may schedule up to 100 Employees in each of up to
  193. 99 Departments.
  194.  
  195. To make the application more "User friendly", the user
  196. will not have to deal with Directories and SubDirectories.
  197. If details of a technical nature are needed, see the
  198. section entitled "Technical information".
  199.  
  200. The application is divided in two parts:
  201.  
  202.           1 - The opening screen. It contains functions
  203.               related to the application, Departments and
  204.               Employees.
  205.  
  206.           2 - The Editor performs the scheduling and
  207.               schedule printing functions.
  208.  
  209.           3 - The Graph will show the Employee, time and
  210.               currency distribution for a 24 Hour period.
  211.  
  212.  
  213. Equipment needed ~
  214. ----------------
  215.  
  216. You will need an IBM or compatible PC (286 or higher)
  217. and a combination of at least one diskette drive and one
  218. fixed(hard) disk.
  219. Microsoft Windows 3.0 or later must be installed.
  220. DOS 3.1 or later.
  221. A Mouse
  222. A VGA Monitor.
  223. A printer to print reports and schedules,
  224. a laser printer is preferred.
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234. Mouse Tracking ~
  235. --------------
  236.  
  237. Since almost all functions are directed through mouse action,
  238. it is a good idea to slow the pointer movement on the screen.
  239. To slow down the Mouse Tracking:
  240.  
  241. o - From the Window Program Manager, select the Control
  242.     Panel.
  243. o - Click on Mouse.
  244. o - Move the Mouse tracking speed towards Slow.
  245. o - Move the mouse and see if the move feels comfortable.
  246. o - Click on Ok to save the setting.
  247.  
  248. Installation ~
  249. ------------
  250.  
  251. Before installing the application, make a backup
  252. copy of the program. Since the program is not copy protected,
  253. you may use the DOS command DISKCOPY or COPY *.*
  254.  
  255. Insert the program diskette in Drive A:
  256. From the Windows Program manager, select "Run" and type
  257. a:setup when asked. All the Programs and files will be
  258. installed, you will be prompted for the Disk drive and
  259. Directory that you want these files to be located, a
  260. default path is offered.
  261.  
  262.  
  263. Using the Menus ~
  264. ---------------
  265.  
  266. The Scheduling Employees for Windows, uses drop-down menus.
  267. Just point at the heading and press the left mouse button and
  268. a further selection can then be made.
  269.  
  270.  
  271. The Opening Screen ~
  272. ------------------
  273.  
  274. The purpose of the Opening screen is to;
  275.  
  276.    o - Set up new Departments with Day Types.
  277.    o - Enter, change or delete Employee records.
  278.    o - Print reports, Invoice and this manual with page numbers.
  279.    o - Set up options for file designation,time
  280.        format and day starting hour in the Editor.
  281.    o - Help if needed.
  282.    o - Exit the application.
  283.  
  284. Click on "Schedule Employees" to go to the Editor.
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292. The Editor ~
  293. ----------
  294.  
  295. To become familiar with the application, some files are added
  296. during the installation process. These files created the
  297. "Example Department" with fictitious names for Employees and
  298. a single Schedule-file based on the date of installation.
  299. The Department represents a restaurant with Servers, Cashiers
  300. and Cooks. Take a look at the screens, edit times in the
  301. Editor, sort based on start and stop times. Note that the
  302. Schedule file name is "Year-Month-Day.Weekday" so when you
  303. choose a Schedule-file the oldest dates are on top.
  304. No adjustments are made for "Overtime", the currency totals
  305. are strictly time scheduled multiplied by the hourly rate.
  306. Click on "Graph" at the bottom of the screen, and the
  307. distribution for that day will be displayed.
  308. By entering another assignment you can further break this
  309. down.
  310.  
  311. Edit controls ~
  312. -------------
  313.  
  314. Note the "Scroll bars" in the Editor, from left to right you
  315. may scroll to go from midnight to midnight on the top scroll
  316. bar (Scrolling hours) or from day to day on the bottom
  317. one (Scrolling days).  If you point on the arrows, the
  318. increments are one, any other place, on the top bar equals 6
  319. Hours on the bottom bar 3 Days.
  320. To quickly go from Midnight to Midnight, two controls on the
  321. bottom of the screen can be used.
  322.  
  323. Twenty Employees will fit on a screen, the vertical scroll bar
  324. will only be displayed if you have more than twenty.
  325. To quickly go from to first to the last page, two controls use
  326. on the bottom of the screen marked "First page" and "Last page".
  327.  
  328. Display of totals ~
  329. -----------------
  330.  
  331. Also notice some option button that you can click. The column
  332. next to the Employee name will change based on these option
  333. buttons. As you progress with the scheduling process, this
  334. column will display daily or weekly accumulated totals for time
  335. or currency for each Employee.
  336.  
  337. Note:
  338. The daily time and currency totals displayed, are for that day
  339. only, in contrast to the daily totals in the Schedule Report
  340. that are the shift totals and include time after midnight if
  341. the shift started on the previous day.
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350. The time bar ~
  351. ------------
  352.  
  353. Time is entered and changed in the Editor screen.
  354. The representation of time is the "Time bar".
  355. You may have up to 34 Start and Stops per week for
  356. each Employee. Since the accumulated time is displayed
  357. as an option, unpaid break-times such as a lunch br